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您当前位置：网站首页>>2006年度档案工作创新奖申报登记表>>申报事例 |  |
开发区档案馆 一、实现了《城建档案信息管理系统》与开发区管委会建设发展局《规划管理信息系统》异构数据库之间的资源共享 着眼于为城市规划、建设与管理提供开发利用信息资源平台，根据统一的标准与规范利用数据交换技术，与建发局《规划管理信息系统》建立了数据接口，实现了与《规划管理信息系统》之间的数据转换、资源共享。对建设发展局每年的市政公用设施工程、建筑安装工程规划审批信息都能做到离线采集，并对其移交的档案提供检索利用。截至目前，共接收建发局移交的规划审批档案589卷，项目级、案卷级、文件级信息实现了资源共享。另外采用实时动态采集、离线拷贝的方式，定期把在建发局立项的相关工程信息导入《开发区城建档案信息管理系统》。查询人员只需通过模糊查询，输入工程名称，就可获得详实准确的工程报建信息。一方面，确保了工程档案报建信息的准确；另一方面，免去了工程报建信息的人工著录工作。该模块在国家级课题《开发区电子文件处理中心建设》（该项目荣获2006年度国家档案局优秀科技成果二等奖）验收时，被国家档案局专家组鉴定为："首次实现了国家综合档案馆通过网络接收城建档案。" 二、创新服务手段，通过建设工程档案项目级、案卷级、文件级三级的自动著录，实现了管理与服务互动 引进电子文件前端控制、全程管理的先进理念，设计了"建设工程档案报送（数据采集）通用模块"，将建设工程档案管理工作中常用的表单、数据规范化、标准化，如卷内目录（即文件级著录单）、建设工程档案移交清册（即项目级、案卷级档案著录单）、工程预验收、验收申请表、CAD竣工图报送标准等，集成为一个通用模块，一次性提供给建设单位。从而打破时空局限，既体现了我们的服务职能，方便了建设单位高质量完成档案报送工作，又实现了项目级、案卷级、文件级三级目录的自动著录，一举两得。以开发区第九大街跨京山铁路立交桥工程为例，案卷级256条、文件级7775条，仅在15分钟完成数据导入。如果人工著录，按照22个工作日/月，300条/2人天计算，至少两个人要用一个半月的时间才能完成，可见大大提高了工作效率，为海量档案数据的著录工作开创了一条新的思路。 三、突出集成化管理思想，强化工作流概念，将城建档案业务流程整体集成，提高了现代化管理工作的整体效率 以一个建设项目为主线，按其从报建登记一直到接收入库的生命周期为一个完整流转，进行层层分解。把档案人员的工作环节有机地嵌入其中。即强化工作流概念，从工程报建、任务分配、咨询指导、档案预验收、档案审核、一直到正式验收发证、电子目录和CAD竣工图导入、档案实体接收入库、自动分配库存地址等各个环节，全部实现了集中、协调、无缝管理与动态监控。以"贻欣园住宅工程"为例，该工程由谁负责初审、复审，审核到了哪一个环节，目前还存在哪些问题，相应整改情况等在《城建档案信息管理系统》界面上一目了然，实现了馆内业务整体集成，在实现馆内信息资源共享的同时，最大限度地减少了数据的重复录入，提高了现代化管理工作的整体效率。 四、践行先行先试原则，助推精细化管理。率先尝试接收CAD竣工图电子文件 建筑工程CAD竣工图作为具有重要价值的电子文件，它的接收问题是近年来档案界讨论、研究的重点。由于CAD竣工图是在设计部门提供的施工图的基础上，把工程施工过程中发生的所有变更完整地绘制出来，做到图物相符，所以CAD竣工图改绘复杂、经历时间长，它的真实性、完整性、有效性难以保证。鉴于此国家一直没有相应的接收标准。开发区档案馆践行先行先试原则，从2003年3月份开始推行开发区重点工程除了向档案馆移交纸质档案以外，还必须移交CAD竣工图光盘。目前已接收了天津津滨雅都天元居住宅工程、天津开发区第二中学、泰达国际心血管病医院工程等30余个项目。并在此基础上不断积累、总结，于2007年4月份率先出台了《天津开发区城建档案CAD竣工图光盘接收指南》。对CAD竣工图光盘的总体原则、标识要求、光盘的存储内容要求以及CAD竣工图电子文件的命名规则等几个方面作了详细的指导性要求。该指南的出台使档案移交人员在报送CAD竣工图光盘方面有了依据，可操作性强，实现了CAD竣工图规范化管理。尤其甲方人员认为此标准同时促进了业主单位档案管理水平的提高，为他们以后直接查询利用CAD竣工图创造了良好的条件。 |