建立基于档案管理的服务管理系统和纪录跟踪数据库，并根据顾客的要求和管理需要不断完善，最大了限度地满足工作的需要。
建立以箱子号为检索标识的管理系统并保持唯一性，同时将存址号与箱号保持紧密链接。
记录每箱调入调出时间的动态数据库。
记录每箱的预定销毁时间。
记录在外箱子总数。
记录在处箱子号。
记录箱子的销毁总数和销毁时间。
记录各项操作的责任人。