作者：夏 盛

浙江省嘉善县于2020年6月在全省率先开展电子文件单套归档试点，于2021年8月率先在全省通过省级专家组验收。回顾其试点工作，主要有以下5个方面的典型经验可供参考。

一是共同推进、专班运作。试点工作以县档案局、县档案馆、县政务数据办为主要牵头单位，先后组建电子公文组、跑改工作组、平台技术组（以上由县档案局、县档案馆、县政务数据办牵头）、重要业务组（不动产抵押登记由县自然资源规划局总牵头），理清了牵头部门、相关部门职责和协同责任。

二是聚焦目标、明确原则。试点工作以无纸化办公为目标，明确“三统一”试点原则，即试点单位必须使用县以上统建系统，其电子文件交换至县电子文件统一归档管理平台归档，强化源头控制；试点单位电子文件统一归集在本单位数字档案室系统和县长久保全系统归档保存，强化数据集成；试点单位执行系统建设标准、事项办理规范和归档流转环节，强化管理规范，保障电子档案质量。

三是选准切口、以点带面。在电子公文方面，选择县市场监管局（公文量大较杂）、县政务数据办、县档案馆（公文量少较简）3家单位在县OA系统开展单套归档；在重要业务方面，选择县自然资源规划局不动产抵押登记高频事项，通过嘉兴市不动产登记系统，实现申请人与县各银行、公积金中心等部门业务办理和数据归档，解决跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务电子文件单套归档；在政务服务方面，做好职工参保、婚姻、公积金等高频事项数据省市回流和单套归档的扩面准备。另外，会同有关部门实施了1家上市企业增值税电子发票电子化归档试点工作。

四是实现全流程管控。试点工作探索建立了电子文件全生命周期归档管理和技术管控模式，在县OA系统、嘉兴市不动产登记系统等开发标准化预归档模块，打通各系统与县电子文件统一归档平台之间的数据归档通道，确保电子文件生成、办理、归档都在系统中进行，实现全流程管理。试点单位在OA系统、不动产抵押登记等系统中进行人员、权限、流程、档号等配置，规范人员信息和角色赋权。电子文件在网络环境中运行生成含各环节要素的电子文件和元数据，形成预归档数据包，并自动交换到县统一归档平台进行“四性”检测，再自动分发到本单位数字档案室和长久保全系统归档保存。

五是注重治理效能。试点工作从县、部门、机构3个层级和“管理+业务+技术”3个维度着力，构建县级宏观管理、职能部门专业指导和归档部门规范操作的电子文件单套制治理体系，制定《嘉善县党政机关电子公文归档管理暂行规定》，明确电子公文与纸质公文基本要求一致等要求，各试点单位结合自身实际制定电子文件归档管理制度，如，县自然资源规划局等7部门联合印发《嘉善县不动产抵押登记“无纸化”网上办理及电子归档实施方案》，共同规范电子文件单套归档工作。

原载于《中国档案报》2023年1月19日 总第3935期 第三版