关于印发《天津市市级单位档案管理年度检查暂行办法》的通知
　　各市级机关、团体、企事业单位：
　　为进一步贯彻落实《档案法》，确保各种门类与载体的档案收集齐全、安全保管、有效利用，市档案局决定从2003年度开始对市级机关、团体、企事业单位档案管理情况实行年度检查制度。现将《天津市市级单位档案管理年度检查暂行办法》（以下简称《办法》）印发给你们，请遵照执行。
　　本《办法》执行过程中如有问题，请与市档案局业务督导处联系。
　　
　　
　　
　　二OO三年四月十四日
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　天津市市级单位档案管理年度检查暂行办法
　　
　　为全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《天津市档案管理条例》，确保市级单位应归档的文件材料齐全完整、整理规范、安全保管、有效利用，不断提高档案管理水平，依据有关档案管理法律、法规、标准，制定本办法。
　　第一条 天津市市级单位档案管理年度检查（以下简称年检）的范围包括，市级党政机关、人民团体、市委市政府派出机构，市管的国有或国家控股企业集团、公司和事业单位。
　　第二条 年检内容。本单位档案管理制度建设和落实情况，应归档文件材料的收集、整理、归档情况，档案保管、移交情况，以及档案现代化管理和开发利用情况。具体内容包括：
　　1、档案管理工作列入单位领导议事日程，并将其纳入有关部门、人员的职责，纳入各项管理和工作程序，切实解决档案人员配备、档案库房、经费等实际问题。
　　2、各种门类与载体的档案实行集中统一管理，档案管理制度健全并能认真落实。按要求制定文件材料归档范围和保管期限表。
　　3、上年度应归档文件材料及时整理、归档，归档率达到100%，完整率和准确率均达到98%以上。注重加强重大活动档案的收集工作。
　　4、归档文件材料整理符合天津市地方标准《归档文件整理标准》，使用无酸档案卷皮（盒），采取有效措施保管电子档案。档案库房能够满足保管需要，且采取档案保护措施。
　　5、按规定及时向市档案馆移交应进馆档案。移交档案的同时，移交文件级机读目录和有关编研资料，机读目录符合天津市地方标准《文书档案目录数据库结构与著录格式》要求。
　　6、主动开发档案资源，为本单位和社会提供档案信息服务，并取得效果。
　　7、认真履行对所属单位和本行业、系统档案管理工作监督、指导职能，效果明显。
　　第三条 年检工作由市档案局统一组织，年检的日常工作由市档案局业务督导处负责。
　　第四条 检查方法及时间安排。年检工作采取单位自查、市档案局审查、组织检查组抽查相结合的方法。单位应对照检查内容与要求进行认真的自查，填写《天津市市级单位档案管理年度检查报告书》一式两份，于每年的6月底前报送市档案局业务督导处。市档案局根据各单位上报材料情况确定抽查单位，每年三季度组织抽查。
　　第五条 检查程序。听取被检查单位汇报、实地查看档案管理现状、检查组形成检查意见向被检查单位反馈，并将意见填写在年检报告书内。
　　第六条 检查组依据检查内容与要求进行检查后，对发现的问题及时向被检查单位反馈，予以纠正。问题较多或严重的将适时组织复查，复查时间距检查时间不超过3个月。经复查仍达不到要求或无整改变化的，市档案局下达限期整改通知书，有违法行为的要依法查处。
　　第七条 本办法自2003年起试行。
　　附：《天津市市级单位档案管理年度检查报告书
　　
　　　　
　　
　　编号:
　　
　　
　　
　　天津市市级单位档案管理
　　年度检查报告书
　　
　　
　　（ 年度）
　　
　　
　　
　　单位名称: (盖章)
　　地址：
　　邮编：
　　法定代表人: (签字)
　　填报日期:
　　
　　
　　
　　
　　天津市档案局印制
　　
　　
　　填 表 说 明
　　
　　
　　一、文书整理组织形式：填写部门整理或集中整理。
　　二、年度档案归档 件 卷（册） 张 盘：以“件”为整理单位的填写归档的件数，以“卷”为整理单位的填写卷（册）数，照片档案填写张数，光盘、磁盘、录音带、录像带等特殊载体档案填写盘数。
　　三、其它服务方式：指编研工作以外的服务方式，如利用档案举办展览、配合本单位及全市中心、重点工作主动服务等。
　　四、“三率”计算公式为：
　　
　　实际归档部门数
　　归档率=——————— x 100%
　　应归档部门数
　　实际归档文件总数
　　完整率=————————— x 100%
　　应归档文件总数
　　
　　内容准确的文件总数
　　准确率=—————————— x 100%
　　归档文件总数
　　五、集中统一管理：指统一领导、统一制度、统一保管，其中具有动态特点并作为业务部门工作依据的专业档案，经征得市档案局同意，可设档案分室保管。
　　六、自检意见、检查意见：分别由被检查单位和市检查小组对照检查内容与要求，逐条填写“符合要求”或存在的具体问题。
　　七、单位自检结论： 由被检查单位填写自检结果是否符合检查要求及存在的主要问题，并盖单位公章。
　　八、检查组意见：由检查组填写并由检查组组长签字。
　　九、审查意见：由市档案局填写。
　　十、如某项内容表格内填不下，或有其他需说明的情况，可另附页。
　　
　　基本情况
　　
　　单位名称 级 别
　　单位建立时间 隶属上级
　　单位内设机构数 文书整理组织形式
　　分管档案工作领导 职 务
　　档案机构隶属部门 档案隶属部门负责人
　　档案机构名称 档案机构负 责 人
　　电话
　　传真
　　档案人员数量 共 人，其中：专职 人，兼职 人
　　归档及管理情况 上年度档案归档共 件 卷(册)张 盘
　　归档率 % 完整率 % 准确率 %
　　室藏档案数 量 卷(册) 件张 盘
　　是否使用无酸卷皮（盒） 库房面积（平方米）
　　使用何种档案管 理 软 件 室藏机读文件级目录 条
　　监督指导情况 直属单位数量 个,建立档案工作的 个,占 %
　　通过档案执法检查的 个,占 %
　　通过档案工作目标管理认定的 个,占 %
　　上年度制定的专业档案管理规定:
　　开发利用情况 上年度汇编、续编的档案编研资料：其它服务方式：
　　档案移交情况
　　档案管理年度检查情况表
　　序号 检查内容与要求 自检意见 检查意见 备注
　　1 档案实行集中统一管理；健全了档案收集、整理、移交、保管、鉴定、销毁、利用、统计、保密等制度并认真执行
　　2 文件材料的整理、归档工作和档案管理工作纳入有关部门、人员工作职责；纳入有关管理制度和工作程序
　　3 制定文件材料归档范围和保管期限表，并按要求报送市档案局审查或备案
　　4 有符合档案保管要求的档案库房并采取防护措施；档案装具符合要求
　　5 档案人员掌握本单位档案状况；建有档案保管、统计台帐，帐物相符
　　6 上一年度的各种门类和载体的档案均按有关标准、规范进行整理并及时归档，归档率达到100%，完整率和准确率达到98%以上
　　7 实行电子文件和纸质文件双套归档制，电子档案采取只读方式刻录成光盘保管
　　8 及时进行全宗介绍、组织沿革、大事记及基础数字汇编的续写、补充，采取多种形式主动服务
　　9 档案借阅有手续，利用效果有反馈
　　10 按照规定和市档案馆接收要求，对应进馆档案进行整理，及时移交；移交档案同时移交文件级机读目录和有关编研资料
　　11 对所属单位和行业、系统档案管理工作实行有效监督指导
　　12 主动会同市档案局研究制定专业档案管理办法、规定，并督促有关单位落实
　　单位自检结论 盖 章 年 月 日
　　检查组意见 检查组组长签字:年 月 日
　　审查意见 盖 章 年 月 日
　　备注